Urgování plateb a automatické storno

V článku a praktickém videu si ukážeme, jak můžete pomocí doplňku Automatizace objednávek urgovat platby a stornovat nezaplacené objednávky. Princip je velmi jednoduchý, přičemž vám ušetří spoustu času a starostí.

Nastavení stavů objednávek v shoptetu

1. V prvním kroku si v rozhraní Shoptetu vytvoříme tzv. stavy objednávek, do kterých se  budou nezaplacené objednávky automaticky přepínat. Posléze se na základě těchto stavů zašlou příslušné upomínkové a transakční e-maily.

2. V levém postranním panelu si klikneme na NastaveníObjednávkyStavy — právě zde pak postupně tvoříme jednotlivé stavy objednávek. V našem konkrétním případě se jedná o stavy Urgence A a Urgence B.

3. K těmto stavům poté prostřednictvím tlačítka Upravit připojíme příslušný upomínkový email (např. „Prosíme o zaplacení“ aj.).


Brani tip: Nevíte si rady, jak by takové upomínkové e-maily měly vypadat? Přímo v nápovědě Shoptet naleznete návod, jak na tvorbu informačních e-mailů včetně kódů, které nahrazují čísla účtů, QR kódy, IBAN apod. Upomínkový/transakční e-mail si pak snadno doslova poskládáte na míru svým potřebám — jak textově, tak také funkčně.

urgence-plateb–0

Nastavení pravidel v doplňku automatizace objednávek

V administraci doplňku Automatizace objednávek si poté nastavíme příslušná pravidla a podmínky pro přepínání stavů objednávek. V rámci našeho modelového příkladu si pak můžeme nastavit například tato 3 konkrétní pravidla.

1. pravidlo — nastavení prvotní urgence

Začneme tím, že vytvoříme nové pravidlo. Provedeme to tak, že v levém postranním panelu klikneme na Automatizace objednávek, v rámci tohoto rozhraní pak na tlačítko Přidat pravidlo. Následně rozklikneme záložku Akce přímo v rozhraní našeho doplňku.

V tomto kroku nám jde nám konkrétně o to, aby se objednávka se ze stavu Nevyřízená přepla do stavu Urgence A v případě, že je u této objednávky zvolena Platba převodem a zároveň je v tomto aktuálním stavu déle než 48 hodin. V řádku Zaplacená, pak zvolíme Nezaplaceno. Nastavení podmínek pro přepnutí objednávky provedeme v záložce Podmínky.

Výsledkem je, že ve chvíli, kdy se objednávka do tohoto stavu přepne, zašle se automaticky příslušný e-mail s urgencí platby, který jsme nastavili v Shoptet administraci v rámci předchozího kroku.

urgence-plateb–1
urgence-plateb–3

2. pravidlo — nastavení opětovné urgence

Prostřednictvím dalšího pravidla nastavíme opětovnou urgenci nezaplacené objednávky. Toto pravidlo se tedy uplatní v případě, že by klient po první urgenci (automaticky zaslaném e-mailu) nereagoval na výzvu k platbě.

Jak na to? Nastavíme si pravidlo pro další urgenci — tedy, že se v případě splnění daných podmínek objednávka přepne ze stavu Urgence A do stavu Urgence B. Opět v záložce Podmínky nastavíme příslušnou platbu — v našem případě převodem, limit bude opět 48 hodin a rovněž v příslušném řádku vybereme podmínku Nezaplaceno.

I v tomto případě platí, že poté, co se objednávka přepne, dorazí daným klientům další e-mail s vyšším stupněm urgence, který jsme si předtím nastavili v Shoptetu.

urgence-plateb–4

3. pravidlo – nastavení storna objednávky

V posledním kroku posléze nastavíme automatické stornování objednávek, které nebyly uhrazeny ani po druhé urgenci.

Postupujeme obdobně jako v předchozím kroku — v záložce Akce uvedeme výchozí stav objednávky — Urgence B, která se má přepnout do stavu Storno.

V záložce Podmínky pak nastavíme, že k tomu dojde v případě, že tento stav trvá déle než 48 hodin a týká se objednávek, u nichž je zvolena platba převodem a zároveň nebyly dosud zaplaceny.

urgence-plateb–5

Díky tomuto nastavení se tedy veškeré neuhrazené objednávky postupně, během 4 dnů, přepnou příslušných stavů a zákazníkům se automaticky zašlou dané upomínkové e-maily. Pokud během této doby nedokončí platbu, objednávka se automaticky stornuje. Vy nemusíte vůbec nic řešit, automatizace to udělá za vás.

Nastavení urgence GoPay plateb

Potřebujete urgovat také GoPay platby? S naším doplňkem to není žádný problém.

V rozhraní našeho doplňku si opět vytvoříme nové pravidlo, které nazveme GoPay urgent. Poté si v rozhraní doplňku — konkrétně v záložce Akce nastavíme, že se objednávka přepne ze stavu Nevyřízená do stavu Urgent GoPay (tento stav, včetně šablony upomínkového e-mailu, je nutné opět nejprve vytvořit v Shoptet administraci).

urgence-plateb–6

Dále v záložce Podmínky nastavíme jednotlivé podmínky — a sice, že pravidlo platí pro objednávky s GoPay platbami, které jsou nezaplacené a jsou v tomto aktuálním stavu déle než 1 hodinu — tzn., že po hodině se danému zákazníkovi automaticky pošle e-mail s upozorněním na nezaplacenou platbu.

urgence-plateb–7

Brani tip: Do upomínkového e-mailu je v tomto případě vhodné zahrnout platební tlačítko, jehož nastavení rovněž naleznete v nápovědě Shoptet, a do znění vašeho e-mailu jej tak velmi snadno implementujete. Klient již poté nezaplacenou objednávku může zaplatit na jeden klik přímo z tohoto upomínkového e-mailu.