Jak evidovat šarže a hlídat expirace ve skladu e-shopu
Prodáváte potraviny, kosmetiku, doplňky stravy nebo jiné zboží s omezenou trvanlivostí? Pak víte, že špatně hlídané expirace vedou k reklamacím, vratkám a zbytečným ztrátám z neprodejného zboží.
S rostoucím počtem produktů, šarží a objednávek je navíc stále těžší udržet vše pod kontrolou. To, co dříve fungovalo v Excelu, začíná být časově náročné a zvyšuje se chybovost.
V tomto článku se podíváme na nejčastější způsoby hlídání expirací a ukážeme si, kdy už ruční evidence expirací přestává stačit.
Proč je hlídání expirací důležité
Pokud pracujete se zbožím s omezenou trvanlivostí, nestačí mít přehled pouze o skladových zásobách. Potřebujete vědět, které produkty mají být vyskladněny přednostně a kterým šaržím se blíží konec trvanlivosti.
Bez systematické evidence rostou reklamace, dochází k vyskladnění nesprávné šarže a ve skladu vzniká chaos.
Které e-shopy musí řešit šarže a expirace
Sledování šarží a expirací řeší především e-shopy prodávající potraviny, doplňky stravy, kosmetiku, drogerii nebo zdravotnické prostředky. U těchto produktů je důležité mít přehled nejen o skladových zásobách, ale také o jejich trvanlivosti.
Evidence šarží však není důležitá pouze kvůli expiracím. Pomáhá dohledat původ zboží, zjednodušuje řešení reklamací a poskytuje lepší kontrolu nad skladovými zásobami.
Jak to e-shopy nejčastěji řeší
Excel
Nejčastější řešení u menších e-shopů. V Excelu se evidují šarže, expirace a množství zboží. Výhodou jsou nízké náklady a jednoduchost. S rostoucím počtem šarží, skladových pohybů a skladníků ale přibývá ruční práce. Častěji dochází k chybám v evidenci, složitější je dohledání vyskladněné šarže a zvyšuje se riziko vyskladnění zboží s nevhodnou expirací.
Připomínky v kalendáři nebo aplikaci
Kalendář vás upozorní na blížící se expiraci, ale nepracuje s aktuálním stavem skladu. Neví, kolik kusů zbývá, kde se nachází ani která šarže má být vyskladněna jako první.
Evidence v e-shopové platformě
Některé e-shopové platformy umožňují základní evidenci šarží a expirací. Pro menší sklady je to často dostačující, ale systému chybí návaznost na skladové pozice nebo řízené vyskladňování.
Skladový systém s podporou šarží a expirací
Nejspolehlivějším řešením pro e-shopy s větším množstvím zásob je skladový systém. Eviduje jednotlivé šarže, upozorňuje na blížící se expirace, navádí skladníky při vyskladnění a uchovává historii pohybů.
Co je FEFO a proč je důležité
Při práci se zbožím s omezenou trvanlivostí se používá princip vyskladňování FEFO (First Expired, First Out). To znamená, že se jako první vyskladňuje zboží s nejbližší expirací. Oproti tomu metoda FIFO (First In, First Out) vyskladňuje zboží podle pořadí naskladnění.
Nově naskladněné zboží nemusí mít vždy delší trvanlivost než starší zásoba. Proto je při řízení skladu důležitější sledovat datum expirace než datum příjmu zboží.
Jak poznat, že tabulka přestává stačit
Mnoho e-shopů začíná evidovat šarže v Excelu. Jakmile ale rostou, mají více objednávek, šarží nebo skladníků, ruční evidence přestává stačit. Poznáte to například podle toho, že:
- evidujete více šarží stejného produktu,
- ve skladu pracuje více lidí,
- občas nevíte, z jaké šarže byla objednávka vyskladněna,
- řešíte reklamace související s expirací,
- pravidelně odepisujete prošlé zboží.
Hlídání expirací má přímý dopad na reklamace, vratky i náklady spojené s odepisováním zásob. U menších e-shopů může jednoduchá evidence určitou dobu fungovat, ale s růstem objemu objednávek a počtu šarží přestává být spolehlivá.
Jak vybrat nástroj na hlídání expirací
Při výběru řešení na hlídání expirací pro váš e-shop se zaměřte především na to, zda:
- umožňuje evidenci šarží a expirací,
- podporuje vyskladňování podle principu FEFO,
- uchovává historii pohybů a vyskladněných šarží,
- funguje i při růstu počtu objednávek a skladníků,
- nevyžaduje složitou implementaci nebo nový hardware.
Menším e-shopům může určitou dobu stačit Excel nebo jednoduchá evidence. Jakmile ale roste počet produktů, šarží nebo skladníků, dává smysl přejít na skladový systém, který většinu práce automatizuje.
Brani Sklad umožňuje evidenci šarží a expirací, podporuje vyskladňování podle principu FEFO a funguje jak pro menší, tak větší e-shopy. Implementace je zdarma a systém lze používat i na stávajícím hardwaru.
